Wekelijkse planningsberichten die zichzelf schrijven, en geen koude lokalen meer

De uitgangssituatie

De lesgevers van deze organisatie werken op verschillende locaties en in wisselende groepen. Elke week maakte een medewerker met de hand een mail op: per lesgever de eigen lesmomenten uit de grote planning halen en onder elkaar zetten. Ongeveer een halfuur per week, het hele werkjaar door.

Een tweede stroom bestond niet. De scholen en zalen waar gerepeteerd werd, kregen nooit structureel bericht over wanneer welk lokaal nodig was. Dat liep via losse berichtjes, met misverstanden, last-minutewijzigingen en af en toe een lesgever in een koud of gesloten lokaal.

Wat we bouwden

Een generator die het bestaande planningsbestand uitleest en er twee soorten berichten van maakt:

• een persoonlijke weekmail per lesgever, met alleen de eigen momenten: datum, uur, groep en locatie. Wie die week niets heeft, krijgt geen mail;
• een bericht per locatie, met de dagen, uren en lokalen, elk op het eigen ritme dat die locatie nodig heeft.

Daarbij een adressenlijst die de organisatie zelf beheert, een logboek van wat er vertrok, en een noodknop om een verzending tegen te houden.

Het idee erachter

We veranderden niets aan hoe de planning gemaakt wordt. Het team werkt verder in het bestand dat het kent, en het systeem leest enkel uit. Dat maakte de invoering licht: geen nieuwe software om te leren, geen dubbele invoer.

Ook hier draait er geen AI in productie. Een weekmail opstellen is filteren, groeperen en in een tabel zetten. Dat doet gewone logica betrouwbaarder en goedkoper dan een taalmodel.

Vertrouwen bouwden we stap voor stap op. Vier weken lang maakte het systeem enkel concepten, die naast de echte mails gelegd werden. Pas na een schriftelijke vrijgave door de organisatie gingen de berichten automatisch de deur uit.

Verwachte resultaten

Het wekelijkse halfuur wordt een paar minuten nakijken, ongeveer 22 uur netto per jaar. Die raming houdt al rekening met het nieuwe werk, zoals de adressenlijst bijhouden. De eerste automatische verzending vertrok midden oktober 2026, naar de locaties om acht uur en naar de lesgevers om negen uur.

Verwachte impact

De echte winst zit niet in het halfuur. Ze zit erin dat de locaties voor het eerst correct en op tijd weten wanneer ze een lokaal moeten openzetten en verwarmen, en dat lesgevers niet meer zelf hun week uit een grote planning moeten puzzelen. Fouten in de planning worden ook sneller zichtbaar, omdat elke betrokkene nu precies te zien krijgt wat er voor hem of haar staat.